Arriva una circolare tanto attesa per snellire uno degli aspetti più complessi e soggetti a contestazioni della vita lavorativa: i rimborsi per trasferte e missioni. Con la pubblicazione della circolare n. 15/E, l’Agenzia delle Entrate fornisce le istruzioni operative definitive per l’applicazione delle novità introdotte dalla Legge di Bilancio 2025, confermando un principio cardine ma spesso applicato con incertezza: i rimborsi spese, se correttamente documentati, non concorrono a formare il reddito imponibile del dipendente. Questo intervento, motivato dalla volontà di “semplificare gli adempimenti e ridurre le incertezze interpretative”, offre un quadro organico e aggiornato, destinato a influenzare direttamente la gestione amministrativa di milioni di lavoratori e di tutte le imprese.
Le modifiche normative di riferimento (Legge n. 207/2024) trovano ora una guida chiara, che delinea i confini tra quanto è compensazione di una spesa effettivamente sostenuta e quanto, invece, costituisce un incremento della retribuzione soggetto a tassazione. La distinzione non è meramente contabile, ma ha un impatto concreto sulla busta paga del dipendente e sugli oneri contributivi a carico dell’azienda.
Uno dei cambiamenti più significativi e pratici riguarda le trasferte all’interno del territorio comunale. In passato, per poter escludere tali rimborsi dalla base imponibile, era necessario presentare documenti rilasciati dal vettore, come biglietti o ricevute rigorosamente nominative. Questo vincolo, spesso di difficile applicazione per spese minori o per mezzi di trasporto informali, viene ora meno. La circolare precisa che è sufficiente che la spesa sia “comprovata e documentata”, anche attraverso modalità diverse. Ciò apre la possibilità di utilizzare, ad esempio, scontrini o ricevute non nominative, purché chiaramente riconducibili alla prestazione lavorativa e alla politica aziendale.
Oltre ai trasporti comunali, rientrano stabilmente nella categoria dei rimborsi non tassabili tutte le spese di viaggio e trasporto per missioni e trasferte, a prescindere dalla distanza. Un capitolo a parte, ma di grande rilevanza quotidiana, è quello del rimborso chilometrico per l’uso dell’auto privata. La circolare ne conferma l’esclusione dal reddito, a patto che il calcolo avvenga secondo le tabelle chilometriche pubblicate annualmente dall’Automobile Club d’Italia (ACI) e che le spese accessorie, come pedaggi e parcheggi, siano anch’esse documentate. Una precisazione cruciale, che evita future contestazioni, riguarda la tempistica: le nuove regole si applicano anche ai rimborsi erogati nel corso del 2025 ma riferiti a spese sostenute nell’anno d’imposta precedente, garantendo così uniformità di trattamento.
Se da un lato il fisco semplifica per le spese di trasporto locale, dall’altro introduce criteri più rigorosi sulla tracciabilità dei pagamenti per altre voci di spesa. È questo il secondo pilastro della riforma, volto a contrastare il ricorso al contante nelle spese di trasferta e ad aumentare la trasparenza. A partire dal primo gennaio 2025, i rimborsi per vitto, alloggio e per i trasporti effettuati con taxi e Ncc potranno essere esclusi dal reddito del dipendente solo se le relative spese sono state sostenute utilizzando strumenti di pagamento tracciabili.
Nella pratica, ciò significa che il dipendente dovrà pagare alberghi, ristoranti e corse in taxi preferibilmente con carta di credito/debito, bancomat, bonifico istantaneo o attraverso app di pagamento autorizzate. La ricevuta o l’estratto conto del pagamento tracciato diventerà la prova necessaria per giustificare il rimborso esente da tassazione. Il pagamento in contanti per queste categorie di spesa, sebbene ancora possibile, priverebbe il rimborso del beneficio fiscale, con il rischio di vedersi trattato come reddito accessorio in busta paga.
La circolare opera però una distinzione importante, esentando dall’obbligo di tracciabilità due categorie fondamentali:
- Le spese di trasporto effettuate con mezzi di trasporto pubblico come autobus, treni, aerei e navi.
- I rimborsi erogati sotto forma di indennità chilometrica per l’uso dell’auto privata.
Implicazioni per Aziende e Lavoratori
Per le aziende, la circolare rappresenta un invito a rivedere e aggiornare le proprie policy interne sulle trasferte. Sarà necessario informare i dipendenti sulle nuove regole di tracciabilità e potenzialmente fornire strumenti di pagamento aziendali (carte corporate) per facilitare la compliance. Allo stesso tempo, la semplificazione sulla documentazione per i trasporti comunali riduce il carico burocratico per la rendicontazione di spese di minor importo.
Per i lavoratori, la chiarezza è il bene più prezioso. Sapere con certezza che un rimborso per una corsa in tram o per un parcheggio, se documentato, non finirà per aumentare l’imponibile Irpef, riduce ansie e contestazioni. D’altra parte, l’abitudine a utilizzare metodi di pagamento tracciabili per vitto, alloggio e taxi dovrà diventare routine per preservare il beneficio fiscale.